Leasons Learned

Інституційний звіт за результатами сесії оцінки та розвитку

Lessons Learned

Проєктний цикл 2022–2026
(у партнерстві з Mercy Corps за підтримки FCDO)

Організація: ГО “ЦСП “Перспектива”
Формат перегляду: внутрішня стратегічна сесія  Lessons Learned
Локація проведення: м. Миколаїв
Учасники: 16 членів команди ГО “ЦСП “Перспектива”

1. Мета та підхід

У завершальній фазі проєктного циклу команда провела стратегічну сесію  з метою    підбиття підсумків,   глибокого  аналізу реалізації проєкту,  оцінки його ефективності, визначення сильних сторін та зон розвитку, а також формування конкретних кроків для вдосконалення роботи в майбутніх програмах.

Було проаналізовано чотири ключові напрями:
діяльність прихистків, партнерство та комунікації,  діяльність Сімейних хабів, роботу мобільних  бригад та реєстрацію на грошову допомогу.

Сесія проходила у форматі фасилітованого стратегічного аналізу з чітким розподілом ролей та визначенням відповідальних осіб за подальші кроки.

2. Інституційні результати за напрямами

2.1 Прихистки

Досягнення:  

  • протягом реалізації програми функціонувала 21-денна модель підтримки, що включала: безкоштовне проживання; харчування; гігієнічні набори; психологічну підтримку; юридичні консультації; соціальний супровід; допомогу у пошуку житла; багатоцільову грошову допомогу — 10 800 грн на кожного члена домогосподарства
  • напрацьована ефективна система внутрішнього та зовнішнього перенаправлення
  • активна участь у кластерній координації
  • комплексність моделі забезпечила швидку стабілізацію учасників  програми та зниження рівня стресу 

Труднощі та зони розвитку:

  • відсутність системного медичного скринінгу  учасників проєкту перед заселенням
  • потреба у впровадженні політики Duty of Care для персоналу
  • відсутність окремої адміністративної позиції(одна посада адміністратора прихистку на 4 локації)
  • інфраструктурні обмеження (водопостачання)
  • потреба у додатковому навчанні соціальних працівників(спілкування з людьми з інвалідністю, виявлення та спілкування з людьми з психічними захворюваннями
  • необхідність кращого інформування партнерів про формат 21-денного проживання

Рішення:

  • дослідження партнерств із медичними структурами, наприклад «Лікарі без кордонів» (відповідальна: Ганна Литвінчук)
  • передбачити можливість флюорографічного обстеження (за потреби). Відповідальна: Ганна Литвінчук, офіс-менеджерка проєкту 
  • розглянути можливість використання швидких тестів (ВІЛ, гепатит)
  • вивчення міжнародних стандартів надання соціальних послуг та відвідування Кластерів Шелтер та СССМ адміністратором прихистку (відповідальна: Катерина Щесняк)
  • розробка пакету Duty of Care (відповідальний: Владислав Чегодар)
  • планування спеціалізованого навчання персоналу (відповідальна: Катерина Щесняк)
  • Розробити стабільний механізм забезпечення прихистків питною водою в Миколаєві та Кривому Розі
  • посилення комунікації  з громадами(відповідальні: Вікторія Полонська, Ганна Литвінчук)
  • продовження  інформування партнерів щодо функціонування  та діяльності прихистків

Інституційний результат: перехід від реагування до стандартизованої системи управління прихистками.

2.2 Партнерство та зовнішні комунікації

Досягнення. Партнерство визначено одним із ключових стратегічних напрямків реалізації проєкту.

  • вибудоване конструктивне та  стратегічне партнерство з Mercy Corps
  • забезпечено якісне виконання проєктних завдань відповідно до вимог
  • налагоджено регулярну комунікацію та звітність
  • проєкт реалізовувався у відповідності до принципів прозорості та підзвітності
  • налагоджене мережування через кластери та  активну участь у профільних кластерах
  • презентація діяльності організації на професійних майданчиках
  • підвищення впізнаваності організації серед міжнародних та локальних партнерів
  • комунікація та видимість через системне висвітлення діяльністі за результатами роботи через сайт і соціальні мережі,  зміцнення  довіри до організації в громадах
  • співпраця з громадами шляхом налагодження сталої  взаємодію з органами місцевого самоврядування, військовими адміністраціями, НУО та волонтерами для оперативного реагування на потреби населення
  • напрацьована системна цифрова комунікація та зворотній зв’язок

Труднощі та  зони розвитку:

  • відсутність системного пакету Duty of Care для персоналу
  • недостатня регіональна медіа-присутність
  • потреба у посиленні спрівпраці  з державними структурами
  • відсутність автоматизованого відстеження MPCA учасниками проєкту
  • потреба у технічному забезпеченні для якісної фото- та відеофіксації діяльності

Рішення:

  • розробка та впровадження пакету Duty of Care(на основі міжнародних практик, із подальшою інтеграцією відповідних заходів у проєктні заявки та бюджетуванням компонентів захисту і підтримки команди)
  • посилення присутності у ЗМІ через розширення медійної присутності через системну взаємодію з регіональними ЗМІ, підготовку пресрелізів та залучення журналістів до висвітлення ключових подій, із виходом за межі виключно соціальних мереж
  • автоматизація відстеження грошової допомоги через можливість створення або впровадження автоматизованого інструменту для перевірки статусу заяв, з урахуванням досвіду інших донорів, ресурсних витрат і потенційних ризиків
  • посилення співпраці з державними структурами, взаємодію з військовими адміністраціями, систематизацію комунікації з органами місцевого самоврядування та розширення мережі локальних партнерств
  • посилення технічної спроможності комунікаційного напрямку, навчання мобільних бригад базовим навичкам створення контенту та впровадження системного збору зворотного зв’язку від отримувачів допомоги

Інституційний результат: посилення системності, підзвітності та публічної видимості організації.

2.3 Сімейні Хаби: від проєктної активності до сталої моделі

Досягнення:

  • охоплено значну кількість бенефіціарів різного віку(дорослі, діти),вразливі категорії
  • сформовано постійну аудиторію
  • забезпечено мультидисциплінарну координацію (юристи, психологи, соціальні працівники)
  • діяльність вийшла за межі формальних завдань проєкту
  • запроваджено різні формати заходів
  • сімейні хаби стали осередком комплексної підтримки громади

Труднощі та зони розвитку:

  • недостатнє внутрішнє поширення інформації про заходи самими працівниками
  • потреба у відновленні бібліотерапії(є підготовлені фахівці)
  • відсутність чітко прописаних функціональних обов’язків щодо сталості та впливу поза межами проєктів
  • недостатня представленість діяльності хабів у ЗМІ
  • технічні обмеження через перебої з електропостачанням
  • нерівномірне внутрішнє просування активностей

Рішення:

  • розподіл  функціональних ролей для  роботи в рамках організації поза межами проєкту
  • технічне посилення, оснащення робочих  місць автономним освітленням
  • посилення внутрішньої  координації(репости, поширення)
  • запровадити окремі інформаційні пости від вузьких спеціалістів
  • відповідальність за організацію заходів  розподілити на всю команду
  • розвиток сталого формату діяльності

Інституційний результат:  закріплення Сімейних  Хабів як сталої структурної одиниці(проведення заходів поза межами проєкту, у тому числі у дружніх організаціях на постійній основі) Відповідальні – Офіс-менеджери у Миколаєві та Кривому Розі .

2.4 Мобільні команди: посилення операційної гнучкості

Досягнення:

  • доступ та  охоплення допомогою у  віддалених громадах
  • стійка інформаційно-роз’яснювальна робота щодо діяльності мобільних команд та реєстрації на грошову допомогу учасників проєкту
  • комплексність послуг
  • налагоджено механізми внутрішнього та зовнішнього перенаправлення
  • оперативне інформування щодо законодавчих змін

Труднощі та зони розвитку:

  • недостатнє інформування громад через місцеві органи влади
  • відсутність розширених інформаційних банерів із переліком послуг
  • обмежена кількість брендованого одягу (одна футболка чи худі, не має змінного одягу)
  • потреба в адаптивному брендуванні (наклейки замість фабричного нанесення)
  • недостатнє технічне забезпечення для створення якісного контенту
  • складність пошуку водіїв із власним транспортом через мобілізацію
  • відсутність  достатнього власного транспорту організації 
  • потреба в покращенні безпеки виїздів

Рішення:

  • інвестиції у видимість (з переліком послуг) та брендинг
  • запровадити сезонний та змінний одяг
  • використовувати змінні наліпки  для економії коштів
  • планування транспортних рішень
  • передбачити бюджет на техніку для  створення якісного фото\відео контенту та провести навчання  по використанню техніки
  • розглянути можливість придбання або довгострокової оренди транспорту
  • посилити інформаційну складову виїздів
  • систематизація інформаційного компоненту

3. Інституційні висновки

Реалізація програми 2022–2026 років у партнерстві з Mercy Corps стала важливим етапом розвитку організації. Підсумкова сесія аналізу досвіду дозволила оцінити напрацьовані підходи в ключових напрямах: прихистки, сімейні хаби, партнерство та мобільні команди.

3.1 Організаційна зрілість та культура рефлексії

Команда продемонструвала здатність до відкритого аналізу результатів і викликів. Практика регулярного перегляду досвіду (Aspire) дозволила не лише фіксувати проблемні точки, а й переводити їх у конкретні рішення.

Сформовано культуру відповідальності за якість послуг та готовність переглядати підходи відповідно до реалій роботи в прифронтових регіонах.

3.2 Висновки за ключовими напрямами

Прихистки

Відпрацьовано комплексну модель 21-денної підтримки, що поєднувала проживання, грошову допомогу, MHPSS, юридичні та соціальні послуги. Завдяки роботі прихистків люди отримали не лише дах над головою, а й відчуття турботи, підтримки та можливість відновитися після пережитих кризових подій. Водночас визначено потребу в посиленні стандартів безпеки персоналу, впровадженні компоненту Duty of Care та навчання  персоналу навчикам спілкування з учасниками проєкту (людьми з інвалідністю,  з можливими психіатричними  розладами).

Сімейні хаби

Хаби переросли формат проєктної активності та стали сталими просторами підтримки громад. Завдяки роботі хабів  відвідувачі мають безпечний простір для спілкування, відновлення та емоційної підтримки, що допомагає зменшити стрес і повернути відчуття стабільності. Виявлено необхідність визначення зон відповідальності фахівців по залученню учасників на заходи,  посилення медійної присутності та технічного оснащення для безперебійної роботи по створенню медійного контенту та поширенню інформації про діяльність та функціонування Сімейних Хабів. 

Партнерство та комунікації

Зміцнено співпрацю з місцевими адміністраціями, громадами та профільними кластерами, що дозволило забезпечити узгоджене та ефективне реагування. Окремо варто відзначити стратегічне та конструктивне партнерство з Mercy Corps, яке базувалося на довірі, професійній підтримці та спільному баченні якості програм.

Водночас визначено потребу у системнішій роботі з регіональними ЗМІ, автоматизації окремих процесів та розширенні механізмів зворотного зв’язку для підвищення прозорості та ефективності діяльності.

Мобільні команди

Забезпечено підвищення доступності та комплексності послуг у віддалених громадах шляхом інтегрованого надання грошової допомоги, MHPSS, юридичних і соціальних послуг. У процесі реалізації було посилено стандарти якості, етичності та дотримання принципів конфіденційності й поваги до гідності отримувачів допомоги.

Проведений аналіз логістичних, технічних та комунікаційних аспектів польової роботи створює основу для подальшого вдосконалення організації мобільних команд і підвищення професійних стандартів у майбутніх програмах.

Системні зміни

Програма дозволила одночасно працювати в операційному та стратегічному вимірах: працювати “в полі” та стратегічно — планувати  свій розвиток, оцінювати ризики та формувати довгострокові рішення. Напрацьовані механізми інтегровано у внутрішні процедури та стандарти роботи.

У результаті:

  • впорядковано управлінські процеси
  • посилено координацію між напрямами
  • удосконалено управління ризиками
  • підвищено сталість роботи в умовах кризи

За підсумками сесії визначено конкретні кроки розвитку та призначено відповідальних осіб за їх реалізацію в міжпроєктний період і під час підготовки нових заявок.

Стратегічне значення

Програма 2022–2026 років стала для організації не лише гуманітарним інструментом реагування, а й платформою внутрішнього розвитку.

Вона:

  • зміцнила управлінські підходи;
  • стандартизувала ключові процеси;
  • посилила міжсекторальну координацію;
  • заклала основу для довгострокових гуманітарних і відновлювальних програм.

Досвід партнерства з Mercy Corps інтегровано у внутрішні політики та підходи до розробки нових ініціатив і він визначатиме якісні стандарти роботи організації надалі.

Вчимося на досвіді - плануємо стратегічно

Lessons Learned:

чесний аналіз нашого шляху

Два насичені, глибокі й дуже важливі дні для команди.  Ми провели внутрішню сесію Lessons Learned у межах масштабної програми, що реалізується з 2022 по 2026 рік у партнерстві з Mercy Corps та за підтримки FCDO.  Це один із найбільш системних і комплексних напрямків нашої діяльності. Програма поєднує грошову допомогу, психосоціальну підтримку (MHPSS), юридичний супровід, соціальні послуги та підтримку прихистків, формуючи комплексну модель гуманітарного реагування.

Наразі ми працюємо на завершальному етапі цього проєктного циклу. Саме тому команда зібралася, щоб проаналізувати напрацьовані підходи, механізми та рішення — і свідомо інтегрувати найкращі практики в подальшу роботу.

Досвід, отриманий у партнерстві з Mercy Corps, став невід’ємною частиною нашої інституційної спроможності — він посилив команду, допоміг структурувати процеси та підвищив якість підтримки громад. Ми щиро вдячні Mercy Corps за довіру, стратегічне бачення та спільну роботу, що має довготривалий вплив.

Це була не  просто формальна зустріч, а справжня робота в дії через інтерактивну рольову гру. 

Частина команди виступила “прокурорами” — чесно й критично аналізувала, що пішло не так, які рішення були складними, де втрачали ресурс.
🔹 Інша частина стала “адвокатами” — захищала сильні рішення, підсвічували досягнення, інновації та командні перемоги.
🔹 “Судді” — фахівці, які не були безпосередньо залучені до проєкту, — спостерігали за  процесом  незалежно.
🔹 А “присяжні” ухвалювали головне рішення: що саме ми беремо з собою у майбутні проєкти.

“Граючи” ми дослідили ключові компоненти програми:

  • роботу прихистків та соціальний супровід
  • діяльність Сімейних Хабів і рекреаційні заходи
  • психосоціальний напрямок
  • роботу мобільних команд, включно з грошовою допомогою (MPCA)

Це був простір чесності, взаємоповаги й професійної зрілості.  Ми не просто підбили підсумки — ми усвідомлено заклали основу для якісніших майбутніх програм.